Wie (fr)agil wir sind! Ein Lob auf klassisches Projektmanagement

Kennen wir das nicht? Mindestens alle zehn bis fünfzehn Jahre erleben wir wieder große Aufregung in der Managementpraxis: Total Quality Management in den Achtzigern, Lean und Kaizen in den Neunzigern, Prozessmanagement und ISO-Zertifikate in den Zweitausendern – und jetzt dreht sich alles um Agilität. Agilität hat auch das Projektmanagement erreicht und wird häufig als „Ausrede“ genutzt, wichtige Grundlagen des klassischen Projektmanagements zu missachten, die letztlich für den Projekterfolg entscheidend sind.

Nicht nur die Modezyklen wiederholen sich, sondern auch der Mechanismus, wie ein Trend in Organisationen verbreitet wird: Häufig beginnen kleine Akteure damit, diese Trends zu erkunden. Dann springen die einschlägigen Medien auf, die Berater passen ihr Leistungsportfolio an, und die großen Unternehmen versuchen mitzuziehen. Spätestens dann treten Befürworter und Kritiker auf den Plan – ein Glaubenskrieg scheint ausgebrochen. Am Ende wird der neue Spitzentrend wie in der echten Mode ausprobiert und abgetragen, bis er „aus der Mode“ und schließlich „out“ ist.

Toptrend Agilität

Heute stecken wir also mitten im Agilitätshype. Alles muss agil werden und jeder agil sein: agile Produktentwicklung, agile Produktion, agile Teams, agiles HR, agile Führung, agiles Was-auch-immer – und auch Projektmanagement muss agil sein. Werfen wir einen Blick auf bewährte Praktiken des klassischen Projektmanagements in einer Zeit, in der man sich schämen muss, „klassisches Wasserfall-Projektmanagement“ zu betreiben.

Nicht jedes Projekt muss „agil“ sein

Nachdem ich in meiner beruflichen Laufbahn selbst einige größere Projekte geleitet habe, kann ich sagen: Ob Wasserfall oder agil, klassisch oder anders – es muss passen!

Einige Beispiele:

1. Beim Aufbau einer neuen Produktionslinie zur Erfüllung zugesagter Hochlaufmengen eines Kundenvertrags möchtest du am Ende kein „Minimum Viable Product“ der Produktionslinie haben.
2. Wenn du eine Flugzeugkabine erneuerst und die Wiederaufnahme des Flugbetriebs zu einem festen Termin geplant ist, kannst du nicht mit einem Prototypen ankommen, der vor der nächsten Iteration erst mit Fluggästen getestet werden soll. Übrigens: Wo Sicherheit Vorrang hat, können Minimum Viable Products, Tests im Echtbetrieb und Iterationen zum Problem werden!
3. Und schließlich: Weil Agilität gemäß dem Agilen Manifest weit mehr ist als die Einführung von Methoden wie Scrum, kannst du mit agilem Projektmanagement scheitern, wenn die vorherrschende Führungskultur weiterhin konservativ ist. Zum Beispiel, wenn das Topmanagement nach wie vor Projektberichte mit möglichst grünen Ampeln erwartet und Ownership, Verantwortung und Entscheidungsbefugnisse nicht wirklich auf die niedrigstmögliche Ebene delegiert.

In vielen Fällen reicht es völlig aus, sich auf die Grundlagen guten alten Projektmanagements zu beschränken, wie sie im „Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)“ beschrieben werden, und sie konsequent anzuwenden.

Originalgrafik aus dem LinkedIn-Artikel (englisch).

Einige Grundlagen, die jedem Projekt guttun

Hier sind acht Prüfpunkte beziehungsweise Mindestanforderungen mit agilen Elementen, die bereits jedem einzelnen Projekt guttun. Nutze sie als einfache Checkliste, um den Reifegrad deiner Projekte einzuschätzen.

1. Vereinbart den PROJEKTUMFANG schriftlich mit einem benannten PROJEKTAUFTRAGGEBER. Definiert Ergebnisse, Termine und Budgetgrenzen.
2. Benennt EINE PROJEKTLEITUNG. Bei Projekten ohne oder mit doppelter Leitung ist nur eines sicher: Sie scheitern, weil am Ende niemand verantwortlich ist.
3. ZERLEGT DEN ELEFANTEN. Entwickelt eine handhabbare Struktur beziehungsweise einen Projektstrukturplan. Falls euch „Projektstrukturplan“ zu altmodisch klingt, nennt es wie die Agilen USER STORY. Es bleibt aber ein zerlegter Elefant – und das ist gut für den Projekterfolg 🙂
4. HOLT EURE TEAMMITGLIEDER AN BORD und klärt Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektteam.
5. Kennt die wesentlichen PROJEKTSTAKEHOLDER und etabliert regelmäßige Kommunikationsformate innerhalb und außerhalb des Projekts.
6. Kennt die wesentlichen PROJEKTRISIKEN, legt Gegenmaßnahmen fest und beobachtet die Entwicklung der Risiken kontinuierlich.
7. HALTET KEINE MEETINGS AB. Etabliert stattdessen regelmäßige Projektstatusdialoge: je häufiger, desto besser; je kürzer, desto besser. Zum Beispiel alle zwei Tage 15 Minuten zu einer festen Zeit. Sorgt dafür kontinuierlich für TRANSPARENZ über Projektumfang, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Termine, Ergebnisse, Risiken und Anliegen der Stakeholder. Das geht mit oder ohne Software – die Agilen nutzen Haftnotizen. Wie auch immer: Macht es einfach! Hört aber in jedem Fall auf, in euren Projektbesprechungen „Chicken chicken chicken“ zu veranstalten. Falls ihr nicht wisst, was wir meinen: Weil wir es so lieben, hier noch einmal Doug Zongkers „Chicken chicken chicken“-Präsentation auf YouTube. Viel Spaß dabei – aber macht es nicht selbst!

Video ansehen: Chicken chicken chicken

Und schließlich …

8. Liefert in kurzen Zyklen

„… von ein paar Wochen bis zu ein paar Monaten, mit einer Präferenz für die kürzere Zeitspanne“, wie es in einem der zwölf Prinzipien des Agilen Manifests heißt.

Wir haben viele Projektpläne gesehen, die nach dem Muster Konzeptphase, Vorbereitungsphase, Umsetzungsphase oder Sonstwie-Phase gestaltet waren. Weg damit! Sie sind zu abstrakt: Gantt-Diagramme über mehrere Monate oder gar Jahre, und wir sind es leid, bunte Ampeln zu sehen! Willkommen bei neuen Arbeitsweisen! Vereinbart kurzfristige Ergebnisse. Bekanntlich beginnt jedes Großprojekt mit den ersten Schritten. Fangt einfach an! Was ist in den nächsten vier Wochen wichtig? Welche drei bis fünf Dinge werden wir bis dahin erledigt haben? Und wen beziehungsweise welche Unterstützung brauchen wir dafür?

Du findest das alles banal und bloß triviales Projektmanagement? Sicher! Aber in der Projektmanagementrealität beobachten wir oft, wie (fr)agil wir bei der Erfüllung dieser Mindestanforderungen und bewährten Praktiken sind.

Schließlich haben beide Ansätze – der klassische und der agile – mindestens eines gemeinsam:

Sie brauchen Disziplin

Statt also eure Projekte (fr)agil zu führen, empfehlen wir, euch auf die acht genannten Prüfpunkte zu konzentrieren und sie diszipliniert anzuwenden.

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