Wie man in Reorganisationen alles sagt, was gesagt werden kann/muss

Wie man in Reorganisationen alles sagt, was gesagt werden kann/muss

Organisatorische Veränderung in Unternehmen sollten gut vorbereitet und mit einer gut durchdachten Kommunikation begleitet werden.

Eine Kommunikation in drei Stufen hilft, die mehr oder weniger von der Organisationsänderung betroffenen Menschen, Schritt für Schritt auf die Veränderung vorzubereiten. Besonders in Organisationen mit Mitbestimmung ist diese dreistufige Kommunikation ratsam, um nicht in den Konflikt mit den Mitbestimmungspflichten zu geraten.

Stufe 1: Prozess-Kommunikation
In diesem Schritt kündigen Sie erstmalig die anstehende Organisationsveränderung an und erläutern das WARUM. Ganz wichtig: Machen Sie an dieser Stelle den Re-OrganisationsPROZESS transparent und geben Sie Termine/Meilensteine bekannt, an denen Entscheidungen getroffen und entsprechende Kommunikationen erfolgen werden.

Stufe 2: Struktur-Kommunikation

In dieser Stufe vermitteln Sie das neue Organisationsdesign, das neue Operating Model. Es muss klar werden, welche strukturellen Veränderungen entschieden sind und an welchen Stellen noch Gestaltungsspielräume bestehen und wann diese durch wen/welchen Personenkreise ausgefüllt werden. Abermals wichtig: Machen Sie erneut den Prozess transparent und geben Sie erneut Termine/Meilensteine bekannt, an denen Entscheidungen getroffen und entsprechende Kommunikationen erfolgen werden.

Stufe 3: Kommunikation der Personalentscheidungen

An diesem Punkt verkünden Sie alle Personalentscheidungen. Es versteht sich von selbst, dass die unmittelbar Betroffenen vorab durch 1:1 Gespräche informiert worden sind und im Falle der Mitbestimmung diese ebenfalls zuvor eingebunden worden ist. Mit der Bekanntgabe der Personalentscheidung wird auch der vollständige Umsetzungsplan dargelegt, der nun alle erforderlichen Schritte bis zum Inkrafttreten der neuen Organisation aufzeigt.

Diese drei Stufen sind als “wichtige Kommunikationsmeilensteine” zu verstehen, davor, dazwischen und danach finden natürlich viele Einzelgespräche, Abstimmungen und Entscheidungen statt. Über eine Stakeholder-Analyse zu Beginn des Prozesses werden die Interessengruppen transparent und die Art und Weise der Einbindung/Information derselben vorgedacht.

Wie bei allen betrieblichen Veränderungen gilt auch hier: Ge- und Entschlossenheit wirkt! Deshalb sollten Führungsteams nach Möglichkeit gemeinsam auftreten und aktive Kommunikationsanteile unter sich aufteilen.

All das zeigt also: Eine Organisationsveränderung ist deutlich mehr als “Kästchen umhängen” auf dem Reißbrett und sollte von Anfang an mit einer gewissen Sorgfalt als Projekt aufgesetzt werden.

Und übrigens: Vertrauen gewinnt, wer die Entscheidungs- und Kommunikations-Termine, die zuvor versprochen wurden, auch einhält und wer an diesen Terminen auch mit maximaler Offenheit alles sagt, was mitbestimmungsrechtlich gesagt werden kann und mit Respekt vor den Menschen gesagt werden muss.