Warum E-Mails Produktivität kosten und die Unternehmenskultur beschädigen

Wie viele E-Mails schreibst du am Tag? Wie viele E-Mails erhältst du täglich? Wie oft hast du erfolglos Konzepte wie „Inbox Zero“ ausprobiert? Und schließlich: Wie viele Stunden verbringst du täglich damit, E-Mails zu lesen und zu verbreiten?

Hier ist unser ultimativer Arbeitstipp, um dein Ziel eines leeren Posteingangs zu erreichen:

Hör auf, E-Mails zu schreiben.

So einfach ist es! Es gibt ein deutsches Sprichwort: Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten. Das bedeutet:

Wenn du einem Geschäftspartner oder Kollegen eine E-Mail schreibst, erwartest oder erhältst du normalerweise eine Antwort. Richtest du diese E-Mail an mehrere Personen, beschäftigst du entsprechend viele Menschen mit dem Lesen und Beantworten. Hier kommt einfache Mathematik ins Spiel, wenn das Lesen deiner E-Mail mindestens zwei Minuten Arbeitszeit beansprucht – ohne darauf zu reagieren:

• 1 E-Mail – 1 Empfänger = 2 Minuten Arbeitszeit
• 1 E-Mail – 10 Empfänger = 20 Minuten Arbeitszeit
• 20 E-Mails – 10 Empfänger = 400 Minuten Arbeitszeit, also ungefähr ein voller Arbeitstag!

Was können wir daraus lernen?

Bei nur 13 Beschäftigten in deinem Unternehmen kannst du rein rechnerisch annehmen, dass einer davon das ganze Jahr damit verbringt, nutzlose E-Mails zu lesen. Einer von dreizehn = 7,6 Prozent!

Stell dir ein Unternehmen mit 1.000 Beschäftigten vor: 76 davon tun das ganze Jahr nichts anderes, als nutzlose E-Mails zu lesen!

Ich weiß, dass diese Annahme etwas naiv ist. Aber beim Schreiben von E-Mails gibt es einen weiteren Verdächtigen:

Flache Hierarchien, Agilität, Zusammenarbeit und Vertrauen sind nur einige Schlagwörter dessen, was wir #NEW WORK nennen. Distanzarbeit und Homeoffice werden aktuell als #NEW NORMAL im Geschäftsleben diskutiert. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor beider Konzepte ist TRANSPARENZ. Das Problem mit E-Mails lautet:

E-Mail ist das Gegenteil von Transparenz!

Warum?

Originalgrafik aus dem LinkedIn-Artikel (englisch).

• Du setzt immer eine oder eine ausgewählte Gruppe von Personen ins Feld „An“.
• Manche setzen außerdem eine ausgewählte Gruppe von Personen in „CC“.
• Manche verwenden auch „BCC“.

Das Ergebnis:

Mit E-Mails verteilst du Informationen an ausgewählte Personengruppen – das ist keine vollständige Transparenz! Menschen in CC zu setzen, ist eine schlechte Angewohnheit: Sie kostet Produktivität und ist manchmal eine Art „Cover my ass“-Haltung, also Absicherungsmentalität. Ich habe noch nie „Cover my ass“ als Bestandteil einer Hochglanzpräsentation mit dem Titel „Unsere Kernwerte“ gesehen, aber viele E-Mails dieser Art in denselben Unternehmen. Spätestens wenn du Menschen in BCC setzt, beschädigst du aktiv die Unternehmenskultur. Wer solche BCC-Mails erhält und dies ohne unmittelbares, angemessenes Feedback an den Absender zulässt, wird zum Komplizen einer toxischen Unternehmenskultur.

Möchtest du einfache Alternativen, die eine NEW-WORK-KULTUR lebendig machen?

1. Geh hin, schau selbst und lass Worten Taten folgen: Besuche die Arbeitsplätze und Büros deiner Beschäftigten, statt E-Mails zu schreiben. Nutze bitte die aktuelle Corona-Situation nicht als pauschale Ausrede.
2. Verwende Werkzeuge für Zusammenarbeit wie Slack, MS Teams oder HipChat, um Informationen elektronisch zu verteilen, statt E-Mails zu schreiben.
3. Greif zum Telefon, um synchron miteinander zu sprechen, statt asynchron per E-Mail zu kommunizieren.

Und eine besondere Alternative:

1. Schreibe einem Beschäftigten einen handgeschriebenen Brief, um einfach DANKE zu sagen!

Aber in jedem Fall: Denke beim nächsten Mal zweimal nach, bevor du eine E-Mail schreibst. Falls sie unvermeidlich ist, reduziere die Zahl der Empfänger – im Interesse der Produktivität und Unternehmenskultur deiner Organisation.